Datenverwaltung
Mit CERMAT können Sie alle Daten Ihrer Mitarbeiter und die vorab festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen übersichtlich verwalten und filtern. Die Software bietet dafür fünf Bereiche bzw. Reiter, über die Sie bequem alle Einstellungen treffen können: Mitarbeiter, Untersuchungen, Schulungen, Qualifikationen, Ernennungen.
Mitarbeiterdaten verwalten
Der Bereich "Mitarbeiter" bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, um alle relevanten Mitarbeiterdaten zu erfassen, zu verwalten und schnell darauf zuzugreifen. Für jeden Mitarbeiter können Sie die folgenden Daten erfassen:
- Nachname
- Vorname
- E-Mail (optional)
- Telefonnummer (optional)
- Personalnummer
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum (falls zutreffend)
- Geburtsdatum
- Bild (optional)
Die Mitarbeiterdaten müssen übrigens nicht manuell angelegt werden, sondern können auch per CSV-Import ins System importiert werden.
Zusätzlich können Sie Mitarbeitern bestimmte Gruppen und Profile zuordnen:
- Gesellschaft / Bereich
- Gewerk / Kostenstelle
- Mitarbeiterprofile (optional)
- Mitarbeitergruppen (optional)
Die Einträge können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern, beispielsweise nach Mitarbeitern mit oder ohne eine spezielle Qualifikation. Zudem lassen sich Mitarbeiterwechsel über einen bestimmten Zeitraum anzeigen. Diese Funktionen ermöglichen eine effiziente Organisation Ihres Mitarbeiterstamms und eine gezielte Suche nach benötigten Informationen, die Sie anschließend exportieren können.
Arbeitsschutzmaßnahmen verwalten
Sämtliche Arbeitsschutzmaßnahmen, die arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen, Unterweisungen, Qualifikationen und Ernennungen betreffen, können hier verwaltet und abgerufen werden. Dafür stehen die folgenden vier Bereiche zur Verfügung: “Untersuchungen”, “Schulungen”, “Qualifikationen” und “Ernennungen”.
Untersuchungen verwalten
Im Bereich "Untersuchungen" haben Sie die Möglichkeit, im Voraus festgelegte arbeitsmedizinische Untersuchungen für Ihre Mitarbeiter anzulegen. Sie können diese Untersuchungen auch für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anlegen, indem Sie eine Mitarbeitergruppe, einen Bereich in der Gesellschaft oder eine Kostenstelle auswählen. Zusätzlich dazu können Sie das Untersuchungsdatum festlegen, was in der Zukunft oder in der Vergangenheit liegen kann, falls die Untersuchung bereits stattgefunden hat. Des Weiteren besteht die Option, die entsprechenden Nachweisdokumente hochzuladen.
Die Einträge lassen sich wiederum nach bestimmten Kriterien filtern. So können Sie zum Beispiel die Gültigkeit abrufen und sich Mitarbeiter anzeigen lassen, deren Untersuchung bereits überfällig oder bald fällig ist. Die farbliche Unterscheidung der Einträge in Rot, Gelb und Grün macht die Fälligkeit für Sie auf Anhieb sichtbar. Über die Funktion “E-Mail an Teilnehmerliste schreiben” können Sie ausgewählte Mitarbeiter problemlos benachrichtigen.
Schulungen, Qualifikationen und Ernennungen verwalten
Für die anderen drei Bereiche “Schulungen”, “Qualifikationen” und “Ernennungen” erfolgt die Anlage der vorab festgelegten Maßnahmen analog. Das heißt, Sie können die zuvor definierten Schulungen, Qualifikationen und Ernennungen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen anlegen, terminieren und verwalten. Die Nachweisdokumente lassen sich auch in diesen Bereichen hochladen.
Die verschiedenen Filteroptionen ermöglichen Ihnen die gezielte Auflistung gewünschter Datensätze, die Sie über die Exportfunktion schnell herunterladen können. Die praktische E-Mail-Benachrichtigungsfunktion nutzen Sie am besten, um vorab gefilterte und ausgewählte Mitarbeiter über anstehende Maßnahmen zu informieren oder sonstige wichtige Bekanntgebungen zu versenden.
